El mejor truco para la comunicación efectiva: El principio de la pirámide

Mis años como consultor me enseñaron el valor de la comunicación efectiva. Tener el mejor análisis del mundo es inútil si no puedes comunicarlo. Por eso, todos los consultores aprendemos desde muy temprano el mejor truco para la comunicación efectiva: el principio de la pirámide. 

¿Qué es el principio de la pirámide?

El principio de la pirámide es una técnica de comunicación efectiva desarrollada por Barbara Minto y detallada en su libro The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking. Con 177 páginas, este libro es casi una biblia de la comunicación efectiva y te recomiendo leerlo si tienes el tiempo y las ganas. (aprovecha de ver aquí mis recomendaciones personales de los mejores libros de negocios, incluyendo comunicación efectiva y otros temas)

En su forma más simple, el principio de la pirámide dicta que la comunicación debe comenzar con un mensaje central, para luego entregar 2-4 argumentos que soporten al mensaje central.

Un ejemplo simple

Veamos dos versiones del mismo mensaje, antes y después de aplicar el principio de la pirámide.

Antes del principio de la pirámide:

Llevamos dos años intentando subir las ventas de Talcahuano sin éxito y no veo cambio en el corto plazo. Además, las ventas no son suficientes para cubrir los costos y estamos perdiendo dinero. Deberíamos cerrar la oficina. Finalmente, Talcahuano no está dentro de nuestras prioridades estratégicas.

Después del principio de la pirámide:

Deberíamos cerrar la oficina de Talcahuano [mensaje central], por tres razones: [argumentos]

Primero, Talcahuano no está dentro de nuestras prioridades estratégicas. Segundo, las ventas no cubren los costos y estamos perdiendo dinero. Tercero, llevamos dos años intentando subir las ventas sin éxito y no veo cambio en el corto plazo.

El segundo ejemplo es claramente más potente, directo, lógico y fácil de entender. Nótese también que el orden de los argumentos es importante. Normalmente se debe poner el argumento más importante primero o bien asegurar que los argumentos tengan un orden lógico.

Ventajas de usar el principio de la pirámide: comunicación efectiva

El principio de la pirámide es una de las herramientas más poderosas para la comunicación efectiva. Al utilizarlo, obtienes los siguientes beneficios:

Claridad y lógica – no queda ninguna duda de cuál es tu mensaje central ni por qué crees eso. Tu audiencia es capaz de entender y seguir tu pensamiento de manera ordenada.

Captura de atención – comenzar diciendo la conclusión es un inicio sólido que captura la atención de la audiencia desde el primer momento. Una vez que la audiencia escucha tu opinión, inmediatamente tiene curiosidad por entender las razones que te hacen creer en eso.

Efectividad – partir por tu idea central asegura que tu mensaje se transmite. Inclusive si la comunicación se interrumpe antes de que alcances a desarrollar todos tus argumentos en detalle, tu audiencia ya escuchó lo que querías decir. Por el contrario, si empiezas por los argumentos y se te acaba el tiempo sin llegar al mensaje central, tu comunicación habrá fracasado.

Credibilidad – por alguna razón, el principio de la pirámide te hace sonar más experimentado. Te da un aire de confianza de que realmente sabes de lo que estás hablando, te hace ver más profesional y te da mayor poder de convencer a otros.

Un ejemplo ilustre: Winston Churchill

Uno de los usuarios ilustres del principio de la pirámide fue Winston Churchill (aunque varios años antes de que Barbara Minto le pusiera ese nombre) .

En sus propias palabras, esta era la fórmula para sus legendarios discursos:

“Parto con una broma o historia para capturar la atención de la audiencia. Luego, les digo lo que les voy a decir, les digo, y después les repito lo que les acabo de decir”

—Winston Churchill

Es decir, Winston Churchil partía diciendo su mensaje central, después detallaba sus argumentos y finalmente volvía a repetir su mensaje central a modo de conclusión. Si funcionaba para el político que fue capaz de levantar la moral de un país completo en la segunda guerra mundial, funciona para nosotros.

Situaciones para usar el principio de la pirámide

El principio de la pirámide es un concepto tan fundamental que aplica para prácticamente cualquier situación. Siempre que necesites comunicación efectiva, ya sea escrita, oral o visual, el principio de la pirámide te ayudará a pensar y estructurar mensajes más claros y convincentes.

Por ejemplo:

Emails – el Asunto (subject) y/o la primera oración de un email debieran ser el mensaje central. El resto del contenido del email son los argumentos (lee también Cómo escribir un email profesional: 6 pasos).

Presentaciones  – la presentación comienza con un resumen ejecutivo que menciona brevemente el mensaje central y los argumentos que lo sustentan (por ejemplo, “debemos expandir el negocio a regiones”). Después, cada sección de la presentación desarrolla uno de los argumentos. Inclusive dentro de cada lámina, el título de la página es el mensaje central y el contenido de la página son los argumentos que la soportan.

Conversaciones  – al expresar una opinión, muchas veces es mejor partir directamente diciendo tu opinión (mensaje central) y después explicando las 2-4 razones principales que la sustentan. Esto siempre y cuando no sean opiniones sobre temas altamente sensibles, porque si partes con tu opinión fuerte que la audiencia no comparte, vas a ponerlos en tu contra y defensivos. Lee más abajo qué hacer en estas situaciones.

Informes – el informe comienza con un resumen ejecutivo que menciona brevemente el mensaje central y los argumentos que lo sustentan. Después, cada sección desarrolla uno de los argumentos. Dentro de cada página, los títulos son los mensajes centrales y el texto contiene sus argumentos de soporte. Inclusive dentro de cada párrafo, la primera oración es el mensaje central del párrafo y las oraciones que le siguen son sus argumentos de soporte.

Como vez, el principio de la pirámide es muy versátil y un ingrediente clave para la comunicación efectiva.

¡Ojo! Cuidados necesarios al utilizar el principio de la pirámide

Por último, si bien el principio de la pirámide puede aplicar a toda situación, hay que tener ciertos cuidados. Empezar directamente con una opinión controversial puede sonar agresivo e inclusive irrespetuoso, sobre todo en temas muy sensibles.

En ciertos casos, es mejor que comiences dando tus argumentos, uno por uno, para finalmente revelar el mensaje final que es la conclusión. De esta forma, buscas que tu audiencia vaya aceptando cada uno de nuestros 2-4 argumentos, uno por uno. Si logras que estén de acuerdo con los argumentos, posiblemente también logres que estén de acuerdo con tu mensaje central. Si estructuraste bien la comunicación, el mensaje central debe ser una conclusión lógica a partir de los argumentos.

Eso dicho, en el 95% (o más) de los casos, lo más efectivo es partir por el mensaje central y dar los argumentos a continuación.

Conclusión

Aunque parezca contraintuitivo, partir por el final (la conclusión) es uno de los mejores trucos para la comunicación efectiva. Espero que el principio de la pirámide te sea útil y haga más efectiva toda tu comunicación.