Cómo escribir un email profesional: 6 pasos
No cabe duda que el correo electrónico (email) es parte fundamental del trabajo. Una encuesta en Canadá reveló que sus trabajadores pasan 17 horas a la semana escribiendo, leyendo y respondiendo emails de trabajo. ¡3 horas y media al día! Por lo tanto, saber escribir un email profesional es una habilidad crítica para el éxito laboral. Desafortunadamente, nadie nos entrena formalmente para escribir un email correctamente. Aquí aprenderás los 6 pasos para escribir un email profesional.
¿Qué hace a un email ser bueno?
Un buen correo electrónico es…
Corto — tiene un sólo mensaje importantes e idealmente cabe en una pantalla de smartphone, sin necesidad de desplazarse hacia abajo.
Claro y preciso — se entiende a la primera lectura, sin ambigüedades.
Relevante — es valioso para todos los receptores.
Necesario — abarca un punto que no era posible resolver por chat, teléfono o en persona.
Llama a la acción — sus receptores saben exáctamente qué hacer con el email.
Tiene adjuntos claros — si hay archivos adjuntos, queda claro qué son y por qué son necesarios.
A su vez, un mal correo electrónico es…
Largo — tiene demasiados mensajes y palabras. Parece más un memo que un email.
Confuso o ambiguo — su escritura es imprecisa y el lector necesita re-leer el mensaje para entenderlo.
Irrelevante — incluye información no importante para algunos destinatarios. Esto se llama correo basura o SPAM.
Innecesario — cubre temas que se podrían haber resuelto más rápido por teléfono o en persona.
No llama a la acción — el destinatario no entiende qué debe hacer tras recibir el correo.
Con adjuntos confusos — el destinatario no entiende por qué hay un archivo adjunto ni qué debe hacer con éste.
En resumen, escribir un email profesional tiene su ciencia.
6 pasos para escribir un email profesional
- Paso 1: Piensa si es necesario escribir un email
- Paso 2: Define el objetivo y escribe el asunto
- Paso 3: Escribe un primer borrador
- Paso 4: Lee tu borrador y corrígelo
- Paso 5: Revisa los adjuntos
- Paso 6: Revisa los destinatarios y envía el email
Paso 1: Piensa si es necesario escribir un email
Muchas veces, nuestro primer instinto es enviar un email para comunicarnos con alguien. Pero, ¿Es un email siempre la mejor opción?
Muchas veces los emails son tremendamente ineficientes. Por ejemplo, si quieres validar una página de una presentación con tu jefe, tienes dos alternativas: puedes imprimir la página e ir a su oficina, o bien enviar un email con la presentación adjunta indicando el número de página a validar. Entre lo que demoras en escribir un email, adjuntar el archivo, esperar su respuesta, hacer preguntas adicionales, esperar su nueva respuesta, etc… puedes perder horas. Si hubieras llamado por teléfono o ido a su oficina, quizás resuelven el tema en 15 minutos.
Por lo tanto, sólo debes escribir un email cuando realmente se justifica. Si no es el caso, toma el teléfono, levántate del asiento o abre el chat interno de la empresa para que resuelvas el tema en cuestión de minutos. Evita llenar la bandeja de entrada de los demás – te lo agradecerán.
Paso 2: Define el objetivo y escribe el asunto
Para que un email sea efectivo debe tener sólo un mensaje central. Por lo tanto, lo primero que debes pensar es qué objetivo quieres lograr al escribir un email. Acá van algunos ejemplos de objetivos comunes:
- Pedir ayuda o preguntar sobre un tema específico
- Informar sobre un acontecimiento
- Pedir validación sobre una decisión
- Coordinar una reunión
- Solicitar información
- Solicitar recursos
- Etc…
Una vez definido, piensa un asunto (subject) que sea corto, claro y refleje el objetivo del email. Con un buen asunto, el receptor entenderá inmediatamente de qué se trata tu correo y qué tan importante es leerlo y responderlo. Algunos ejemplos de buenos asuntos
- Ayuda solicitada: revisar contrato de cliente
- Importante: planta productiva detenida hasta nuevo aviso
- Validación requerida: compra de 8 sillas
- Necesito opinión: presentación para reunión con cliente
- Coordinar reunión de resultados para mañana
- Información requerida: historia de cliente #355
- Pregunta: ¿calendario de turnos para mañana?
- Recurso requerido: lector adicional de tarjeta de crédito
- Etc…
Recuerda, un asunto claro es el mejor comienzo de un email.
Paso 3: Escribe un primer borrador
Una vez que definiste el objetivo y escribiste el asunto, debes escribir el primer borrador. Escribe lo más rápido que puedas y acuérdate que necesita quedar perfecto – ya lo corregirás en el Paso 4.
Algunas consideraciones básicas para el borrador:
- Escribe lo más corto posible
- Usa el principio de la pirámide (El mejor truco para la comunicación efectiva: El principio de la pirámide)
- Utiliza lenguaje claro, directo y sencillo
- Si hay un adjunto, menciónalo en tu correo y explica qué tiene que hacer el destinatario con él
- Asegúrate de pedir una acción del destinatario, si es necesario. Por ejemplo, puedes terminar el email con preguntas como ¿Qué te parece? ¿Quedamos en esto entonces? ¿Estás de acuerdo? ¿Es posible que me envíes la información para hoy a las 2pm? Etc….
Paso 4: Lee tu borrador y corrígelo
Ahora que tienes tu borrador, léelo con calma y asegúrate que no tiene faltas de ortografías y que está breve y claro. Un buen ejercicio es eliminar la mayor cantidad de palabras que puedas. Idealmente, deberías terminar sólo con las palabras estrictamente necesarias para comunicar tu mensaje. Los adornos y rellenos que no contribuyen al mensaje principal están bien para las novelas, pero no tienen lugar en un email profesional.
Comúnmente, al revisar tu borrador descubrirás formas de reescribir tus oraciones hacia una versión más breve y clara. Por ejemplo:
Antes:
En base a mi experiencia en el tema, creo que es muy importante que se realice una tasación hecha y derecha del conjunto de propiedades con el que la empresa cuenta en el barrio de la Florida. Si fallamos en tomar esta acción, existe la posibilidad de que terminemos comprando a un precio superior al que realmente deberíamos haber pagado.
Fíjate en todo el relleno, adornos y palabras innecesarias que tiene ese email. Veamos una versión reescrita para ser más concisa y precisa.
Después:
Considero crítico tasar cuidadosamente las propiedades de la empresa en La Florida. Si no lo hacemos, nos arriesgamos a pagar de más.
La segunda versión tiene menos de la mitad de palabras y transmite el mismo mensaje. Mejor aún, comunica lo mismo pero de forma más breve, directa y fácil de entender.
Paso 5: Revisa los adjuntos
Los archivos adjuntos son un terreno peligroso al escribir un email. Los típicos errores a evitar son:
- Archivo no adjunto — el correo dice que hay un archivo adjunto, pero no está
- Adjunto equivocado — el correo menciona un archivo, pero adjuntaste otro
- Archivo misterioso — el correo incluye un archivo adjunto, pero no menciona de qué se trata ni qué tiene que hacer el destinatario con él. Un misterio
- Mega archivo adjunto — el correo incluye un archivo de 100 páginas, pero no menciona cuál es la página o sección específica que el destinatario debe leer
Todos estos errores te hacen ver mal y es mejor evitarlos a toda costa.
Paso 6: Revisa los destinatarios y envía el email
Antes de apretar el botón “enviar”, asegúrate que tienes la lista correcta de personas. Recomiendo que uses el siguiente checklist antes de enviar tu email:
- ¿Están todos los destinatarios que necesitan recibir esto? ¿Quién me falta?
- ¿Realmente todas las personas que están acá necesitan esto? ¿No estaré haciendo SPAM?
- ¿Puse a las personas que necesitan tomar acción en la sección “Para:” y a los que sólo necesitan estar informados en la sección “CC:”?
- ¿Revisé que estoy enviando el correo a las personas correctas y no a personas con nombres similares? (error muy típico y a veces muy grave)
Conclusión
- Saber escribir un email profesional es crítico para el éxito laboral
- Un buen email es corto, claro, preciso, relevante, necesario, llama a la acción y tiene adjuntos claros
- No siempre es necesario escribir un email. A veces es más eficiente usar chat, teléfono o hablar en persona
- Si sigues los 6 pasos de este artículo, podrás enviar un email profesional sin problemas
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