4 pasos para dar feedback efectivo

El dar feedback (retroalimentación) es una de las herramientas de liderazgo y desarrollo personal más poderosas que existen. Recibir un buen feedback nos ayuda a identificar nuestras fortalezas y debilidades para poder trabajar en ellas. A su vez, dar un buen feedback impulsa a otros a crecer, construye confianza mutuo y genera lealtad. No obstante, dar feedback efectivo no es fácil.

¿Qué es un buen feedback?

Un buen feedback tiene las siguientes características:

Bien intencionado y honesto – busca ayudar a la otra persona a crecer. No busca criticar, iniciar un conflicto ni hacer daño.

Específico – detalla un comportamiento concreto y sus efectos positivos o negativos.

Basado en hechos reales – no es sólo una opinión, sino que incluye observaciones, ejemplos o datos objetivos sobre el comportamiento a discutir.

Humilde – intenta ser lo más objetivo posible, pero reconoce que siempre hay una componente subjetiva y que existe la posibilidad que el feedback esté equivocado.

Efectivo – la persona que recibe el feedback aprende algo nuevo que ayuda en su desarrollo.

 

El método para dar feedback efectivo

Para dar feedback efectivo, debes seguir los siguientes cuatro pasos:

• Comenzar describiendo un comportamiento específico
• Explicar los efectos del comportamiento mencionado
• Pausar, verificar y responder preguntas
• (Opcional) Ofrecer ideas para mejorar

 

Paso #1: Comenzar describiendo un comportamiento específico

Al dar feedback, lo primero es describir un comportamiento específico. Es importante dar ejemplos concretos, observaciones y datos objetivos que sean difíciles de refutar.

Partir con hechos concretos tiene dos grandes ventajas. Primero, reduce la probabilidad de que el receptor se ponga defensivo o contradiga tus puntos. Segundo, ayuda al receptor a entender qué fue exáctamente lo que hizo, sin que queden dudas.

En resumen, entregar observaciones concretas y específicas es la mejor forma de iniciar una conversación constructiva.

Acá hay algunos buenos ejemplos de como partir dando feedback con hechos específicos:

“Durante la presentación de esta mañana, observé que cada vez que terminabas de explicar un punto, te metías las manos a los bolsillos.”

“Descubrí que las estadísticas productivas de la máquina #3 que me enviaste ayer son inconsistentes con el reporte que me enviaste el viernes pasado”

“En la discusión de ayer sobre la estrategia comercial, noté que subiste tu tono de voz repetidamente y que interrumpiste constantemente a Jaime”

Por otro lado, aquí van algunos ejemplos de un mal comienzo al dar feedback. Fíjate que los comentarios incluyen opiniones sin evidencia, o bien descripciones demasiado generales que no aportan mucho:

“A tu presentación de ayer le faltó presencia”

“Tus estadísticas productivas son poco confiables”

“Eres poco profesional en las reuniones”

Imagínate lo que es recibir un feedback como estos. Primero, suenan agresivos y nos ponen inmediatamente a la defensiva. Segundo, estos comentarios no entregan demasiada información sobre qué es lo que estoy haciendo bien o mal. “OK, mi Jefe considera que soy poco profesional en las reuniones. Pero, ¿Qué cosa específica no le gusta? ¿Cómo hago para ser más profesional?”

Paso #2: Explicar los efectos del comportamiento mencionado

Una vez que explicaste el comportamiento específico, el segundo paso es explicar sus efectos sobre tí o sobre otros. Veámoslo con ejemplos:

“Durante la presentación de esta mañana, noté que cada vez que terminabas de explicar un punto, te metías las manos a los bolsillos. Esto te hace ver tímido y poco interesado en el tema. La verdad no me inspiró mucha confianza“

“Descubrí que las estadísticas productivas de la máquina #3 que me enviaste ayer son inconsistentes con el reporte que me enviaste el viernes pasado. Esto me hace desconfiar de los otros números que me envías, y dudar sobre si realmente estás dedicando la disciplina analíticas suficiente al generar reportes“

“En la discusión de ayer sobre la estrategia comercial, noté que subiste tu tono de voz repetidamente y que interrumpiste constantemente a Jaime. Esto puso a Jaime en una actitud completamente defensiva. En vez de sonar como recomendaciones, tus comentarios sonaron como un ataque personal a Jaime. Veo poco probable que Jaime vaya a implementar estas o tus otras recomendaciones“

Paso #3: Pausar, verificar y responder preguntas

Recibir feedback, sobre todo negativo, es una experiencia emocional. Como mencioné más arriba, la tendencia natural es asustarse y ponerse defensivo. Por eso, después de dar feedback debes pausar y darle tiempo al receptor para procesar e internalizar tus comentarios.

Además, puede que al dar feedback no hayas sido claro. Para asegurar que el receptor comprendió nuestro feedback, debes preguntar si le queda alguna duda. Luego, debes responder preguntas y asegurar que el punto se entendió completamente.

Paso #4: (Opcional) Ofrecer ideas para mejorar

Si realizas los primeros tres pasos bien, el receptor del feedback habrá aprendido una nueva fortaleza o debilidad sobre sí mismo. Esto es el primer paso para el crecimiento. El segundo paso, es que el deceptor decida trabajar activamente el comportamiento discutido.

Hay ocasiones donde sí es apropiado que entregues sugerencias sobre cómo trabajar para mejorar el comportamiento. No obstante, hay muchas otras situaciones donde las sugerencias no son bienvenidas y se perciben como una intromisión.

Por lo tanto, debes tener tacto y sólo ofrecer recomendaciones cuando percibes que la situación es adecuada, o cuando la otra persona te lo pide explícitamente.

Conclusión

Siguiendo estos 4 pasos, puedes acceder a una de las herramientas más poderosas de liderazgo. No obstante, como toda habilidad, dar feedback requiere práctica y trabajo para dominarse.

¡Buena suerte y a dar más feedback!