5 pasos para delegar tareas efectivamente

Saber delegar tareas es crítico para triunfar profesionalmente. Aunque delegar parece fácil, en realidad tiene su ciencia y es fácil cometer errores. Con estos 5 pasos, dominarás el arte de la delegación.

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La importancia de delegar tareas efectivamente

Los primeros años de tu carrera son para contribuir individualmente.

Cuando eres junior, ganas si completas tus tareas de manera efectiva y eficiente. Si eres productivo, te posicionas bien en la organización y recibes buenas evaluaciones. (Si quieres incrementar tu productividad, lee ser efectivo vs. eficiente: ¿qué es más importante?)

No obstante, todo cambia cuando te toca liderar personas.

Lo que hacías antes ya no sirve. Ahora, tu contribución hacia la organización depende de la efectividad y eficiencia de tu equipo. Ya no basta con que tú seas una super máquina de productividad – ahora necesitas que tu equipo produzca por ti.

Por lo tanto, el éxito de tu carrera depende de que sepas delegar tareas.

Si no eres capaz de delegar efectivamente, tu equipo generará resultados bajo las expectativas. Para empeorar las cosas, tu equipo puede desmotivarse y abandonar la organización si no les pides tareas suficientemente desafiantes.

Los problemas típicos al delegar tareas

Delegar parece fácil, pero no lo es.

De hecho, es muy común observar problemas al delegar que generan resultados desagradables, tales como:

• La persona no cumplió su tarea a tiempo
• El equipo desperdició su tiempo haciendo cosas innecesarias
• La calidad del resultado no cumplió las expectativas
• El equipo trabajó en algo completamente distinto a lo que se necesitaba
• Etc…

 

5 pasos para delegar tareas efectivamente

La buena noticia, es que existe un método para delegar tareas:

1. Explicar el objetivo último de la tarea
2. Acordar el resultado final
3. Acordar los plazos
4. Dejar la puerta abierta para preguntas
5. Verificar el resultado y dar feedack

Paso #1: Explicar el objetivo último de la tarea

Muchas veces los jefes simplemente piden tareas sin dar contexto de por qué las necesitan. Por ejemplo: “para hoy a las 5pm necesito saber cuánto pagamos la semana pasada en promociones”.

No explicar el objetivo genera tres consecuencias negativas:

A. Mala priorización – Si no explicas el propósito, no queda claro si la tarea es más o menos importante que el resto de las tareas pendientes. Como resultado, puede pasar que la persona termine des-priorizando otra tarea que era más importante (o al revés).

B. Creatividad perdida – Al no explicar el propósito de la tarea, estás utilizando a tu equipo sólo para ejecutar tus ideas y no para generar las suyas propias. Esto desaprovecha la capacidad creativa de tu equipo. ¿Qué pasa si hay una forma mejor de lograr el objetivo, pero a ti no se te ocurrió? Si tu equipo no conoce tu objetivo, nunca podrán sugerirte una forma mejor de lograrlo.

C. Desmotivación de tu gente – Al no dar contexto, le estás quitando el sentido de importancia al trabajo de tu equipo. En cambio, si explicas cuál es el propósito y por qué la tarea es importante, tu equipo estará más motivado para hacer un buen trabajo.

CONCLUSIÓN: Antes de delegar, tómate unos minutos para dar contexto y explicar por qué la tarea es importante.

Paso #2: Acordar el resultado final

Una vez que explicaste el objetivo, hay que delegar la tarea. Para esto, tú y la otra persona deben acordar un resultado final.

El acuerdo debe ser lo más específico posible.

Por ejemplo, si la tarea es generar una presentación o informe, deben acordar qué tan larga debe ser y qué contenido mínimo debe tener. Esto no implica que tú digas exactamente todo lo que se debe hacer. A veces alguien de tu equipo te hará una propuesta y tú la aceptarás. Lo importante es que ambos queden con la misma expectativa de resultados.

No alinear expectativas, puede tener consecuencias nefastas.

Por ejemplo, puede que la otra persona entregue algo que no era lo que te esperabas o que trabaje de más.

CONCLUSION: Asegúrate de alinear expectativas de resultados en detalle. Mejor aún si queda por escrito.

Paso #3: Acordar los plazos

Al igual que en el paso anterior, debes alinear las expectativas de tiempo. Si no fijas un plazo de entrega, puede que tu equipo se atrase o que trabaje de más en algo que no era urgente.

CONCLUSION: Asegúrate de fijar una fecha y hora de entrega. Mejor aún si queda por escrito.

Paso #4: Dejar la puerta abierta para preguntas

Hay un fenómeno común que siempre me ha parecido curioso.

Imagínate que te reúnes con tu jefe y te pide hacer algo. Pasan un buen tiempo alineando expectativas y sales muy claro sobre qué debes entregar y cuándo. El problema es que cuando llegas a tu escritorio y quieres trabajar en la tarea, ya nada te hace sentido. Algunas cosas que discutieron parecen imposibles hacer y otras simplemente parecen una pérdida de tiempo.

¿Qué se puede hacer en esta situación?

Cuando alguien de tu equipo queda con dudas sobre una tarea, tiene dos alternativas: asumir o preguntas.

En la primera alternativa, la persona trabaja bajo sus propios supuestos y reza por que te guste el resultado. Muchas veces no será así.

La segunda alternativa –y la mejor— es que la persona te haga preguntas aclaratorias y tú puedas guiar el trabajo. Así se evitan decepciones y desperdicio de trabajo en tareas que no sirven.

CONCLUSIÓN: Da muchas oportunidades para clarificar dudas sobre la tarea, para evitar trabajo equivocado.

Paso #5: Verificar el resultado y dar feedack

Cuando llega el plazo límite, debes siempre verificar si se cumplió el objetivo.

Si no verificas las tareas que delegas, pierdes credibilidad como jefe. Después no tienes derecho a reclamar si tu equipo deja de tomarse en serio los plazos que les pides.

Además, verificar tareas es una oportunidad tremenda para desarrollar a tu equipo.

Por eso, asegúrate siempre de fijarte qué cosas se hicieron bien y cuáles no. Luego, júntate con la persona que las hizo para darle feedback sobre su trabajo (leer nuestro artículo sobre los 4 pasos para dar feedback efectivo te puede servir).

CONCLUSIÓN: Cuando se cumple el plazo, verifica la tarea y dale feedback a las personas que la completaron.

En resumen:

• Saber delegar tareas es crítico para tu éxito profesional
• Delegar tareas incorrectamente daña a tu equipo y a tu carrera
• Afortunadamente, hay un método para delegar correctamente
• Si sigues los 5 pasos de este artículo, dominarás el arte de delegar tareas efectivamente